定型文書作成を効率化する！ - テンプレート機能の使い方 –
Microsoft Wordには、テンプレート機能という機能があります。この機能を使うことで、定型的な文書を再利用するときに、作業時間を大幅に短縮することができます。例えば、請求書、見積書、契約書、社内報告書などは、毎回同じ書式で作成する必要があります。テンプレート機能を使えば、ひな型のファイルを保存し、再利用することができます。ぜひ、この機能を使って、作業時間を短縮しましょう。
使用方法
ステップ1：新規ドキュメントを作成する
Microsoft Wordを起動したら、新しいドキュメントを作成します。
ステップ2：ひな型を作成する
作成したい文書に、必要な書式、項目、テキストを入力します。そして「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択します。「保存する場所」に、「ファイルの種類」が「Wordテンプレート」であることを確認し、ファイル名を入力します。「保存」をクリックします。
ステップ3：テンプレートを利用する
次回以降、同様の書式で文書を作成する場合は、新規作成画面で「[オフィス]オンラインテンプレート」→「マイテンプレート」→「[参照]」から、作成したテンプレートを選択します。選択したテンプレートをクリックすると、新しい文書が開かれ、前もって設定されたテンプレートの内容が反映されます。
使用例
使用例1：請求書
1. 新規ドキュメントを作成する。
2. 作成したい請求書のひな型を作成する。
3. ひな型を保存して、テンプレートとして登録する。
4. 次回以降、請求書を作成する場合は、新規作成画面から請求書のテンプレートを選択する。
5. 必要な部分を入力して、請求書を作成する。
使用例2：契約書
1. 新規ドキュメントを作成する。
2. 作成したい契約書のひな型を作成する。
3. ひな型を保存して、テンプレートとして登録する。
4. 次回以降、契約書を作成する場合は、新規作成画面から契約書のテンプレートを選択する。
5. 必要な箇所を入力して、契約書を作成する。
まとめ
テンプレート機能を使うことで、定型文書を簡単に作成することができます。一度作成したひな型を保存しておくことで、新しい書類を作成する際に時間を節約することができます。ぜひ、この機能を活用して、業務効率化に役立ててください。
