タスクの進捗状況の自動更新を活用してタスク管理を効率化しよう
タスク管理は仕事の効率を上げるために欠かせないものですが、時には進捗状況の管理が面倒に感じることもあります。そんなときに便利なのが、Outlookのタスクの進捗状況を自動更新する機能です。この機能を使うことで、手動でタスクの進捗状況を更新する手間を省くことができます。
使用方法
ステップ1: 「タスク」フォルダを開く
Outlookを開き、「タスク」フォルダを選択します。
ステップ2: 「進捗状況」の欄を追加する
「表示」タブを選択し、「表示の設定」をクリックします。次に、「フィールドの選択」をクリックし、「進捗状況」を選択します。最後に「追加」をクリックします。
ステップ3: 自動更新の設定をする
「進捗状況」の欄をクリックし、自動更新を設定します。「進行中」の場合、毎日午前8時に自動更新されます。「完了」と「未着手」の場合は、タスクの状態変更時に自動更新されます。
使用例
使用例1: タスクの進捗状況の把握
例えば、あなたが上司から複数のタスクを割り当てられた場合、一つ一つ手動で進捗状況を更新するのは手間がかかります。しかし、自動更新を設定することで、自分が完了したタスクから自動的に進捗状況が変化していきます。これにより、自分が何に取り組む必要があるのか、また上司に報告する際の進捗状況が一目でわかるようになります。
使用例2: 進捗状況に応じた自動アクションの設定
自動更新によってタスクの進捗状況が自動的に更新されるため、進捗状況に応じて自動アクションを設定することもできます。例えば、「進行中」のタスクがある場合には、そのタスクが期日を過ぎた場合には自動的にリマインダーが設定されるようにしたり、完了したタスクに対してはアーカイブフォルダに自動的に移動するようにしたりすることができます。
まとめ
Outlookのタスクの進捗状況を自動更新する機能を使うことで、タスク管理の効率を上げることができます。手動で進捗状況の更新をする手間を省くことができるため、より多くの時間を仕事に割くことができます。また、進捗状況に応じて自動アクションを設定することで、さらにタスク管理の効率を上げることができます。是非この機能を活用して、仕事の効率化を図ってみてください。
