Copilot for Microsoft 365を活用してメールから会議の議事録を作成する方法
ビジネス環境において、会議の議事録は非常に重要な役割を果たします。会議中に扱われた内容を正確に記録し、関係者に共有することで、情報の共有や意思決定がスムーズに進むからです。しかし、毎回手作業で議事録を作成するのは手間がかかります。そこで、Copilot for Microsoft 365の活用が非常に便利です。メールから必要な情報を自動的に抽出して議事録を作成することで、効率的に時間を節約できます。この機能を使うことで、あなたは議事録作成にかける時間を大幅に削減し、もっと重要な業務に集中することができるのです。
使用方法
ステップ1: Copilotを起動する
Copilot for Microsoft 365を使用するには、まずMicrosoft 365アプリを開きます。アプリの上部メニューにある「Copilot」アイコンをクリックして起動します。
ステップ2: メールの選択
作成したい議事録に関連するメールを選択します。Outlook内で関連する会議に関するメールをフィルタリングし、必要な情報が含まれているメールをクリックします。
ステップ3: 情報を抽出する
選択したメールのウィンドウで、Copilotのサイドバーに表示された「議事録作成」のオプションを選択します。これにより、メール内の重要な情報が自動的に抽出され、表示されます。
ステップ4: 議事録を編集・保存する
抽出された情報をもとに、必要に応じて議事録を編集します。表現を工夫することで、より分かりやすい内容にすることができます。編集が終わったら、議事録を保存、もしくは関連するメンバーに共有するために「送信」ボタンをクリックします。
使用例
使用例1: 定例会議の議事録作成
例えば、毎月行われる定例会議に関するメールがあるとします。このメールには会議の議題や参加者、決定事項が記載されています。Copilotを使用してこのメールを選び、「議事録作成」を選択すると、会議の内容が自動的に抽出され、分かりやすい形式に整形されます。これにより、従来の手動での議事録作成のグチャグチャさを解消できます。
使用例2: 特定プロジェクトの進捗報告
特定のプロジェクトに関連するメールで、進捗報告や問題点が記載されているものを選択した場合、Copilotは議事録に必要な情報を抽出し、クリアな形式でまとめてくれます。これにより、チームメンバーが進捗を把握しやすくなり、次の会議での発言もスムーズになります。
使用例3: 大規模なプロジェクトの評価会議
大規模なプロジェクトの評価会議に関するメールには、多くの意見や議論が記載されています。Copilotを利用すると、これらの情報を整理して、必須の議事を網羅した議事録を簡単に作成できます。その結果、会議でのディスカッションがより円滑になり、フォローアップもスムーズに行えます。
まとめ
Copilot for Microsoft 365を活用することで、会議の議事録作成が驚くほど簡単かつ効率的になります。手作業でのメモ取りや情報の整理にかける時間を大幅に減らし、ビジネス上の重要な決定や情報共有を迅速に行うことができます。今後はこの機能を活用し、あなたの業務やチームの生産性を向上させていきましょう。ビジネスの場において、情報の整理は成功の鍵を握る重要な要素ですので、Copilotを使いこなすことが求められます。
