差し込み印刷とは？
差し込み印刷は、一つの文書の中で、複数の宛先に同じ内容のメールを送信する際に便利な機能です。また、個別の宛先に合わせて、差出人や宛名、住所などの内容を変更することも可能です。
使用方法
ステップ1：差し込み印刷の準備をする
差し込み印刷をするためには、差し込み印刷用のメール文書と、宛先情報が入ったデータソースが必要です。まず、「差し込み印刷ウィザード」を起動します。Outlookのホームタブから「新しいアイテム」→「その他」→「差し込みメール」の順にクリックします。
ステップ2：宛先情報を選択する
ウィザードが開いたら、「宛先を選択する」画面が表示されます。「既存のリスト」と「新しいリスト」のどちらかを選択し、宛先リストを選択または作成します。
ステップ3：メール文書を作成する
次に、「ドキュメントのレイアウトを選択する」画面が表示されます。ここでは、差し込み印刷用のメール文書を作成します。「現在の文書を使う」を選択し、「開始」をクリックします。
ステップ4：宛先情報を挿入する
「差し込みフィールド」を使って、宛先リストの情報を差し込みます。メール文書内のテキストや画像など、どこでも差し込みフィールドを挿入することができます。
ステップ5：差し込み印刷をプレビューする
メール文書が完成したら、「差し込み印刷」をクリックして、データソースの内容が正しく挿入されているか確認します。「プレビューの表示」ボタンをクリックして、差し込み印刷のプレビューを確認します。
ステップ6：差し込み印刷を実行する
最後に、「差し込み印刷を完了する」をクリックして、実際にメールを送信します。メールを送信する前に、必ずプレビューで内容を確認してから送信するようにしましょう。
使用例
使用例1：複数の人に同じお知らせメールを送信する
例えば、会社のイベントのお知らせメールを送信する場合、個々にメールを送信すると手間がかかります。そこで、差し込み印刷を使って、一つのメール文書から全員に同じ内容のメールを送信することができます。
使用例2：学校の連絡事項を保護者に送信する
学校からの連絡事項を、保護者毎にメールで送信する場合、個別にメールを送信すると時間がかかります。そこで、差し込み印刷を使って、保護者全員に同じ内容のメールを一括で送信することができます。
まとめ
差し込み印刷は、一つのメール文書から複数の宛先に同じ内容のメールを送信することができます。また、差し出人や宛名、住所などを変更して、個別の宛先に合わせたメールを送信することもできます。差し込み印刷を効果的に活用して、効率的かつ正確なメール送信を行いましょう。
