Copilot for Microsoft 365を活用したFAQ作成のメリット
Copilot for Microsoft 365は、Microsoftの生産性向上を目的とした強力なツールです。この機能を使うことで、日常的な業務が大幅に効率化され、特にメールに関連するタスクがスムーズに進行するようになります。たとえば、顧客からの問い合わせに対して迅速かつ正確に回答するためのFAQ（頻繁に尋ねられる質問）の作成が簡単になります。このツールを使うことで、過去のメールの内容を分析し、最も多く寄せられる質問やその回答を自動的に抽出することが可能となります。これにより、時間を大幅に短縮できるだけでなく、回答の一貫性や正確性も向上し、顧客満足度を引き上げることができます。自動化によって生まれる余裕を活用し、よりクリエイティブな業務に時間を使うことができるため、Copilotはまさに現代のビジネスシーンに必須のツールだと言えるでしょう。
使用方法
ステップ1: Copilotの起動
まず、Microsoft Outlookを開き、左上の「アプリ起動ツール」をクリックします。表示されたメニューから「Copilot」を選択します。この段階でCopilotが起動し、あなたのメールボックスに接続されます。
ステップ2: メールの選択
Copilotが起動すると、あなたの受信トレイから、FAQに関連するメールを選択できます。特に多くの問い合わせが寄せられたメールを選ぶと良いでしょう。選択したメールをフォーカスして、Copilotに指示を出しましょう。
ステップ3: FAQ作成のリクエスト
選択したメールをもとにFAQを作成するため、Copilotのチャットウィンドウに「このメールからFAQを作成してください」と入力します。この指示に対し、Copilotはメールの内容を解析し、関連する質問と回答を自動生成します。
ステップ4: FAQの編集・カスタマイズ
自動生成されたFAQリストが表示されたら、内容が正確であることを確認します。必要に応じて、質問や回答を編集・カスタマイズし、最終的な文書を完成させます。これにより、より自社のスタイルに合ったFAQを作成できます。
使用例
使用例1: 顧客サポートの問い合わせ集約
例えば、ECサイトを運営する企業が、顧客からの問い合わせを受けている場合を考えます。Copilotを使用して、過去のメールから「支払い方法に関する質問」といった共通のテーマを抽出します。その結果として、「どの支払い方法が使えますか？」や「返金はどのようにされますか？」というFAQが自動的に生成されます。これにより、カスタマーサポートチームは、よくある質問に対して迅速に対応できるようになります。
使用例2: 社内文書の標準化
また、社内の人事部門がボーナス支給に関する問い合わせを多く受けているケースでも活用できます。Copilotを利用して、従業員から寄せられた「ボーナスの支給はいつですか？」や「支給額の決定基準は何ですか？」という質問を整理します。この情報をもとに、従業員向けの公式なFAQを作成することで、情報の標準化が図られ、全従業員に対して透明性の高い情報提供が実現します。
使用例3: 商品に関する問い合わせの前処理
また、商品に関する情報を扱うチームでも役立ちます。新商品に多くの問い合わせが寄せられた場合、Copilotが「この商品の素材は何ですか？」や「この商品はどのようにお手入れすれば良いですか？」といった質問を抽出し、FAQを作成します。これにより、新商品のスムーズな販売促進が期待できます。
まとめ
Copilot for Microsoft 365を使用することで、メールに基づくFAQの作成が簡単になり、より効率的に対応することが可能になります。具体的な使用方法や実際のビジネスシーンでの活用例を通じて、Copilotの利便性と多様性を理解することができました。これにより、企業の顧客対応が向上し、業務の効率性も改善されることでしょう。将来的には、Copilotがあらゆる業務においての生産性向上に貢献するツールとして、さらに注目されることは間違いありません。
