メールのカテゴリの追加
メールは日々のコミュニケーションに欠かせないツールですが、受信トレイが混雑していると探したいメールを見つけるのが難しくなります。そこで、メールのカテゴリを追加する機能が便利です。カテゴリを追加することで、関連するメールをグループ化して整理することができ、効率的にメールの管理を行うことができます。
使用方法
ステップ1: カテゴリの作成
まずは、Outlookのホームタブにある「カテゴリ」ボタンをクリックします。次に表示される一覧から「カテゴリの管理」を選択します。カテゴリの一覧が表示されるので、新しいカテゴリを追加するために「新規作成」ボタンをクリックします。カテゴリ名を入力し、適切な色を選択して「OK」ボタンをクリックします。
ステップ2: メールにカテゴリを追加
カテゴリを追加したいメールを選択し、ホームタブにある「カテゴリ」ボタンをクリックします。カテゴリの一覧が表示されるので、追加したいカテゴリを選択します。選択すると、メールにカテゴリが追加されます。
ステップ3: カテゴリの管理
カテゴリを管理するためには、ホームタブの「カテゴリ」ボタンの横にある「カテゴリの管理」をクリックします。すると、カテゴリの一覧が表示されるので、名前や色の変更、削除などの操作が行えます。
使用例
使用例1: プロジェクト別にメールを整理する
例えば、複数のプロジェクトに関連するメールが受信トレイに混在している場合、カテゴリを使ってメールをプロジェクトごとに整理することができます。プロジェクトごとに異なるカテゴリを作成し、関連するメールに適切なカテゴリを追加することで、プロジェクト別にメールを一括管理することができます。
使用例2: 重要なメールを見逃さないようにする
重要なメールを見逃してしまうことは避けたいですよね。カテゴリを使って重要なメールを目立たせることができます。例えば、「重要」などの名称のカテゴリを作成し、重要なメールにそのカテゴリを追加すると、受信トレイで目につきやすくなり、見逃すことが少なくなります。
まとめ
メールのカテゴリの追加機能を活用することで、受信トレイの整理や重要なメールの管理が効率的に行えます。カテゴリを追加することでメールのグループ化が可能となり、関連するメールを一括管理することができます。また、重要なメールを見逃さないためにもカテゴリを活用することをおすすめします。ぜひこの機能を使って、より効率的なメールの管理を行ってみてください。
