メールのアーカイブ
メールのアーカイブは、受信トレイや送信トレイなどのメールフォルダからメールを移動して保存する機能です。この機能を活用することで、メールボックスの整理整頓がしやすくなり、重要なメールを見つけるのも簡単です。さらに、容量が大きくなりがちなメールボックスのサイズを小さく保つこともできます。
使用方法
ステップ1: メールの選択
まず、アーカイブしたいメールを選択します。複数のメールを選択する場合は、Ctrlキーを押しながら選択します。また、特定の条件に基づいてメールを選択する場合は、検索機能を活用しましょう。
ステップ2: メールのアーカイブ
選択したメールを右クリックし、表示されたメニューから「アーカイブ」を選択します。または、ホームタブの「アーカイブ」ボタンをクリックします。すると、メールはアーカイブ用のフォルダに移動されます。
ステップ3: アーカイブフォルダの確認
アーカイブフォルダは、メールのリストの下に表示されます。アーカイブされたメールは、このフォルダに保存されています。アーカイブフォルダは、メールボックス内に新しいフォルダとして作成されます。
使用例
使用例1: プロジェクトの完了したメールをアーカイブする
プロジェクトが完了し、関連するメールをアーカイブしたい場合は、以下の手順を実行します。
1. プロジェクト名でメールを検索します。
2. 検索結果からプロジェクトに関連するメールを選択します。
3. 右クリックして「アーカイブ」を選択するか、ホームタブの「アーカイブ」ボタンをクリックします。
4. アーカイブフォルダにプロジェクトに関連するメールが移動されます。
使用例2: 古いメールをアーカイブしてメールボックスの容量を節約する
メールボックスの容量が大きくなりすぎている場合は、以下の手順で古いメールをアーカイブします。
1. 古いメールを選択するために、検索機能を使用します。
2. 選択した古いメールを右クリックし、「アーカイブ」を選択するか、ホームタブの「アーカイブ」ボタンをクリックします。
3. 古いメールはアーカイブフォルダに移動され、メールボックスの容量が節約されます。
まとめ
メールのアーカイブ機能を利用することで、メールボックスの整理整頓が容易になります。重要なメールを見つけやすくなるだけでなく、メールボックスの容量も節約できます。重要なメールを見逃さずに管理するために、是非この機能を活用してみてください。
