差し込み印刷機能とは
差し込み印刷機能は、一括で個別化された文書を作成するための非常に便利な機能です。この機能を使うことで、同じような書式を持つ文書の複数のバージョンを素早く作成することができます。例えば、名前や住所が異なるお客様に同じ書類を送付する場合、姓名や住所などの変数を指定しておくことで、自動的に異なる値を持つ文書を作成することができます。
使用方法
ステップ1: メールマージデータソースの準備
まず、差し込み印刷を行うために必要なデータをExcelやAccessで作成する必要があります。このデータソースには、例えばお客様の名前、住所、電話番号などが含まれることが一般的です。
ステップ2: メールマージを設定する
メールマージ機能を使用する場合、差し込み印刷を行う文書を作成する前に、メールマージの設定を行う必要があります。メールマージタブをクリックし、「メールマージの開始」を選択します。そして、「文書の種類」を選択し、必要なオプションを設定します。
ステップ3: 印刷文書の作成
差し込み印刷を行うための文書を作成します。差し込み印刷には、既存の文書を使用するか、新たに作成するかの選択肢があります。文書内に変数として扱う項目を挿入し、必要な書式設定を行います。
ステップ4: 印刷のプレビューと実行
差し込み印刷を行う前に、プレビュー機能を使用して文書の確認を行うことができます。また、印刷の実行前に印刷設定を調整することも可能です。全ての準備が整ったら、差し込み印刷を実行し、個別にカスタマイズされた文書を作成しましょう。
使用例
使用例1: クライアントへの一斉メール送信
あなたは、新製品のお知らせメールをクライアントに一斉送信する必要があります。メール本文の一部には、各クライアントの名前を個別に挿入する必要があります。差し込み印刷機能を使うことで、複数のメールアドレスに同じ文書を送信しながら、宛先の名前を個別化することができます。
使用例2: 住所ラベルの印刷
お客様への年賀状や結婚式の招待状など、多くの住所ラベルを印刷する必要がある場合、差し込み印刷機能が大変便利です。住所データを用意し、ラベル用の文書を作成することで、一度に多くの住所ラベルを作成することができます。
まとめ
差し込み印刷機能は、一括で個別化された文書を作成するための便利なツールです。使用方法を覚え、例えば大量のクライアントにメールを送る際や、住所ラベルの作成などで活用しましょう。時間の節約や手間の削減に役立つこと間違いありません。是非、ご活用ください。
