文書の自動保存機能を利用し、編集中のデータ喪失を防ぐ
お使いのマイクロソフトWordで、文書を作成中に突然のパソコンのクラッシュや電源のシャットダウン、予期せぬエラーなどが発生した場合、従来の方法では編集中のデータが失われてしまうことがあります。しかし、マイクロソフトWordには便利な自動保存機能があり、このようなデータ喪失を防ぐことができます。
使用方法
ステップ1: 自動保存の設定方法
まず、マイクロソフトWordを開きます。次に、画面上部のツールバーにある「ファイル」タブをクリックします。ドロップダウンメニューから「オプション」を選択します。
オプション画面が開いたら、「保存」タブをクリックします。自動保存に関する設定項目が表示されますので、自動保存間隔を設定することができます。好みや必要な頻度に応じて、自動保存の間隔を設定してください。オプション設定が完了したら、「OK」ボタンをクリックして保存します。
ステップ2: 自動保存の機能を利用する
設定が完了したら、以降の作業で自動保存機能が有効になります。デフォルトでは、マイクロソフトWordは2分ごとに文書を自動保存します。編集中のデータが失われた場合、自動保存されたバージョンの文書を復元することができます。
自動保存された文書を復元するには、再度マイクロソフトWordを開き、ツールバーの「ファイル」タブをクリックし、「最近使用したドキュメント」セクションから自動保存された文書を選択します。選択した文書が編集中のバージョンであることを確認し、必要な修正を加えることができます。
使用例
使用例1: 長文の作成中にパソコンのクラッシュが発生した場合
長文を書いている最中に、突然パソコンがクラッシュしてしまった場合、これまでは作業中のデータが完全に失われてしまいました。しかし、自動保存機能を利用することで、最後に保存した時点からわずかなデータの損失で済むようになります。データが失われた場合でも、自動保存されたバージョンの文書を復元することができます。
使用例2: パソコンの電源が突然切れた場合
長時間にわたる作業中に、停電などでパソコンの電源が突然切れた場合、従来の方法では作業中のデータが完全に消失してしまいました。しかし、自動保存機能を利用することで、最後に保存した時点からわずかなデータの損失で済むようになります。再起動後にマイクロソフトWordを開けば、自動保存された文書を復元することができます。
まとめ
マイクロソフトWordの自動保存機能を使えば、編集中のデータが突然のクラッシュや電源のシャットダウン、エラーにより失われる心配をすることなく、安心して作業を行うことができます。自動保存を設定し、作業中のデータが失われるリスクを最小限に抑えましょう。
