メールのテンプレートの作成
メールのテンプレートとは、同じ内容のメールを頻繁に送信する場合に便利な機能です。手動で同じ内容のメールを送信する手間から開放され、効率的な業務運営ができるようになります。この記事では、Outlookのメールテンプレートの作成方法について詳しく解説します。
使用方法
ステップ1：新しいメールを作成する
まず最初に、新しいメールを作成します。メールの本文には、テンプレートとして保存したい内容を入力してください。
ステップ2：メールテンプレートを作成する
次に、”ファイル”タブをクリックし、「メールの保存」を選択します。保存する場所を指定し、「名前」にテンプレート名を入力します。保存形式は「Outlook テンプレート (*.oft)」を選択してください。
ステップ3：テンプレートファイルを開く
以後テンプレートを使用する場合は、「新しい項目の作成」を選択し、「その他のアイテム」から「フォルダー」を選択し、保存したテンプレートファイルを開くことで利用できます。
使用例
使用例1：定型的なメールの送信
例えば、同じ内容のお礼メールを頻繁に送信する場合、次のような手順でテンプレートを使用します。
1. 「新しい項目の作成」を選択し、「フォルダー」を選択します。
2. 保存したテンプレートを選択して、メール本文に表示されます。
3. 差し込み印刷を使用して、宛先を一括で変更することができます。
4. “送信”をクリックして、メールを送信します。
使用例2：複数人に同じ内容のメールを送信
同じ内容のメールを複数人に送信する場合も、テンプレート機能を利用することができます。次のような手順で実行します。
1. 新しいメールを作成して、宛先を入力します。
2. 保存したテンプレートを開いて、本文に表示されます。
3. 差し込み印刷を使用して、宛先を一括で変更します。
4. 「ファイル」タブをクリックし、「送信済みアイテム」のエイリアスコピーを作成します。
5. その後、”送信済みアイテム”を開いて、送信済みメールを確認できます。
まとめ
Outlookのメールテンプレートの作成方法を紹介しました。テンプレートは同じ内容のメールを頻繁に送信する場合に非常に便利です。また、差し込み印刷を利用することで、宛先などのデータを一括で変更することができます。この機能を使いこなして、業務をより効率化しましょう。
