メールの送信時の定型文の設定
メールを送信する際に、いつも同じ内容のメッセージを送る必要がある場合があります。このような場合に便利なのが、Outlookの定型文機能です。この機能を使えば、あらかじめ設定した定型文を簡単に挿入することができます。
使用方法
ステップ1: Outlookを起動
まず、Outlookを起動します。アプリが開いたら、メールの作成画面を開きます。
ステップ2: 定型文の設定を開く
メールの作成画面に移動したら、上部メニューの「ファイル」をクリックします。ファイルをクリックしたら、左側に表示されるメニューから「オプション」を選択します。
ステップ3: 定型文の設定を行う
オプション画面が表示されたら、「メール」の項目を選択します。メールの項目の中にある「定型文を管理する」をクリックすると、定型文の設定画面が表示されます。
ステップ4: 定型文の作成
定型文の設定画面が表示されたら、「新規」「編集」「削除」のいずれかをクリックして、定型文を作成します。定型文には、件名や本文などを含めることができます。
ステップ5: 定型文の挿入
定型文の設定が終わったら、メール作成画面に戻ります。定型文を挿入したい場所にカーソルを合わせ、上部メニューの「挿入」をクリックし、「定型文」から設定した定型文を選択します。すると、定型文がメールに挿入されます。
使用例
使用例1: 営業メールの定型文
営業職の方がよく使用するのが、ビジネスなどの商談相手に送信する定型文です。例えば「お世話になっております。この度は弊社製品の〇〇にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。以下、詳細な製品情報をご案内致します」といった内容が挙げられます。
使用例2: お詫びメールの定型文
万が一、顧客から不満の声が届いた際には、お詫びのメールを送信することが必要になります。その際、定型文を利用することで、内容を一定のフォーマットで表現することができ、謝罪の意を伝えやすくなります。
まとめ
Outlookの定型文機能を使えば、同じ内容のメールを簡単に送信することができます。定型文を設定することで、メールの作成時間を大幅に短縮することができ、業務の効率化に繋がるでしょう。是非、この機能を活用して、スムーズな業務遂行を実現してください。
