タスクの共有とは？
タスクの共有とは、Outlookで設定したタスクを他の人と共有する機能のことです。一人でタスクを管理するだけでなく、チームメンバーとの連携も可能になるため、業務の効率化につながります。
使用方法
ステップ1：タスクの共有方法を選択する
まずは、タスクの共有方法を選択します。Outlookには、「タスクの共有」機能と「タスクの割り当て」機能の2つがあります。「タスクの共有」機能は、自分が設定したタスクをリスト形式で共有する機能です。一方、「タスクの割り当て」機能は、複数のチームメンバーにタスクを割り当てることができる機能です。
ステップ2：タスクを共有する
タスクの共有方法を選択したら、次にタスクを共有する人を選びます。Outlookでは、他の人とカレンダーやメールを共有する時と同様に、共有する相手のメールアドレスを入力すればOKです。
ステップ3：アクセス権限の設定
タスクを共有する相手を選択したら、アクセス権限を設定します。共有する相手には、タスクの閲覧のみや編集などの権限設定が可能です。共有する相手によって、アクセス権限を細かく設定することができます。
使用例
使用例1：チーム開発の進捗管理
プロジェクトの開発進捗管理には、チームメンバーが持つタスクをOutlookで共有することが効果的です。各自のタスクを設定し、期限までに完了するようにします。共有したタスクについては、チームメンバー同士が共有情報を確認しながら協力して進捗管理を行うことができます。
使用例2：ビジネス成果の共有
Outlookのタスクには、達成感やモチベーションアップにつながる「完了報告」機能があります。タスクを使用して、日々の業務を達成することで、目標達成感を共有することもできます。また、達成した業績をスケジュールで確認しやすくすることで、業績評価にもつながるでしょう。
まとめ
Outlookのタスクの共有機能を利用することで、チームメンバー同士のコミュニケーションや業務の進捗管理をスムーズに行うことができます。タスクを共有する相手やアクセス権限を設定することで、安全性を高めながら業務を行うことができます。是非、Outlookのタスクの共有機能を活用して効率的な業務を行ってみてください。
