Outlookの自動振り分け機能を使おう
Outlookは日々たくさんのメールを受信することがあります。そんな中で、特定のメールを自動で特定フォルダに振り分けられたら便利ですよね。そのためには、Outlookの自動振り分け機能を使うことがおすすめです。
使用方法
ステップ1 : 自動振り分けを設定するフォルダを選ぶ
まずは、自動振り分けを行いたいフォルダを選びます。フォルダを右クリックし、「ルールの作成」を選択します。
ステップ2 : 条件を選ぶ
次に、自動振り分けの条件を設定します。例えば、送信者が特定の人物や会社、あるいは特定のキーワードを含むメールなどが考えられます。条件を選んで、「次へ」をクリックします。
ステップ3 : 動作を選ぶ
次に、自動振り分けをする際の動作を選びます。例えば、指定のフォルダに移動する、既読にする、削除するなどがあります。必要に応じて、複数の動作を選んで「次へ」をクリックします。
ステップ4 : 例外を設定する
最後に、自動振り分けする際の例外条件を設定することができます。例えば、重要度が高いメール、送信者が特定の人物や会社、あるいは特定のキーワードを含むメールなどを除外することができます。必要に応じて、例外条件を設定して「完了」をクリックして設定を保存しましょう。
使用例
使用例1 : 顧客からのメールを特定のフォルダに振り分ける
顧客からの問い合わせや注文メールなど、特定の顧客からのメールを自動で特定のフォルダに振り分けたい場合があります。そんな時は、送信元アドレスによる自動振り分け機能を使うことができます。例えば、「info@example.com」という送信元アドレスからのメールを自動で「顧客」というフォルダに振り分けるように設定すれば、効率的なメール管理ができます。
まとめ
Outlookの自動振り分け機能を活用することで、メールの分類や整理が簡単にできます。特定の条件を満たしたメールを自動で特定フォルダに振り分けることができるため、効率的なメールの管理が可能です。ぜひ、今すぐに自動振り分け機能を使い、Outlookでのメールライフをさらに快適なものにしましょう。
