## Copilot for Microsoft 365で受信メールの要約を作成する
ビジネスパーソンにとって、受信トレイは常に数多くのメールで溢れています。そのため、重要なメッセージを見逃したり、読み飛ばしてしまうことが少なくありません。特に、長文であったり、複雑な内容のメールは、その全容を把握するためにかなりの時間を必要とします。そこで活用したいのが、Microsoft 365に搭載されたCopilot機能です。この機能を使うことで、受信メールの要約を迅速に作成し、自分にとって重要な情報を瞬時に把握できるようになります。時間を有効に使いたい方、業務効率を向上させたい方にとって、Copilotによる要約作成は非常に便利な機能です。
## 使用方法
ステップ1: Microsoft Outlookを開く
まずは、Microsoft Outlookを起動します。デスクトップ版やウエブ版どちらでも対応していますので、自分の環境で使用可能な方を選んでください。
ステップ2: 受信メールを選択する
次に、受信トレイに移動し、要約したいメールを選択します。メールをクリックすると、その内容が右側に表示されます。
ステップ3: Copilot機能を呼び出す
メールの内容が表示されている画面で、Copilot機能を起動します。通常は、画面の右側にあるCopilotアイコンをクリックすることで、機能を利用できます。ここで「要約」または「内容の要約を生成する」オプションを選択しましょう。
ステップ4: 要約を生成する
Copilotがメールを解析し、要約を作成します。要約は数文から成り立っており、重要なポイントが明確に示されます。この要約を読み込むことで、メールの内容を短時間で理解することができるでしょう。
ステップ5: 要約を確認・利用する
生成された要約を確認し、必要に応じてメモを取ったり、他の人に共有したりします。また、要約を元に返信メールを書く際の参考にもなります。
## 使用例
使用例1: 複数の受信メールの要約
あるプロジェクトに関する数通のメールが届いている場合、各メールの内容を一つひとつ確認するのは大変です。この時、Copilotに要約を依頼することで、複数のメールの重要な情報をまとめて得ることができます。例えば、クライアントからの要求や提案の要点を一目で確認できるため、会議での発言に備えることができます。
使用例2: 長文のビジネスメールの要約
受信した長文のビジネスメールがあった場合、その全容を把握するために多くの時間を要することがあります。しかし、Copilotで要約を生成することで、数分で重要な内容を把握できます。いつも取り組んでいるプロジェクトの進捗や、次のステップについての指示を短時間で理解することで、迅速な意思決定が可能になります。
使用例3: 定期的なレポートの確認
定期的な業務レポートが送られてくる際も、Copilotの要約機能が役立ちます。レポートの中身をすべて読む前に、要約をチェックすることで、特に注目すべき点や課題を把握することができます。これにより、より効果的に業務改善に取り組むきっかけを得ることができるでしょう。
## まとめ
Copilot for Microsoft 365を利用することで、受信メールの要約作成が簡単に行え、時間を有効に使うことができます。メールの要約機能は、特に多忙なビジネスパーソンにとって、重要な情報を迅速に見つけるために非常に便利です。これにより、業務の生産性向上や効率的な情報管理が可能になりますので、ぜひ活用してみてください。
