Copilot for Microsoft 365でメールに基づいてFAQを作成する方法
Copilot for Microsoft 365は、Outlookの新機能であり、メールに基づいてFAQ（よくある質問）を作成することができます。この機能を利用することで、繰り返し送信される質問に対して効率的に回答することができます。
使用方法
ステップ1: Copilotの有効化
Copilotを利用するためには、まずOutlookの設定でCopilotを有効にする必要があります。Outlookを開き、右上の設定アイコンをクリックし、[オプション]を選択します。[Outlookの設定]ウィンドウが表示されたら、[メール]タブに移動します。[Copilot]セクションが表示されていることを確認し、[Copilotを有効にする]オプションを選択します。
ステップ2: Copilotの設定
Copilotを有効にした後、FAQを作成するためのCopilotの設定を行います。Outlookのホームタブにある[設定]セクションから[Copilotの設定]を選択します。[FAQの作成]ページが表示されたら、[新しいFAQの作成]ボタンをクリックします。
ステップ3: メールに基づくFAQの作成
[新しいFAQの作成]ボタンをクリックすると、ポップアップウィンドウが表示され、FAQのタイトルと内容を入力することができます。FAQのタイトルは、メールの主題や内容に関連するキーワードを使うと便利です。FAQの内容は、メールの本文から最も適切な箇所を選択し、詳細に記述してください。[保存]ボタンをクリックしてFAQを作成します。
使用例
使用例1: 休暇申請に関するFAQの作成
社員からの休暇申請に関するメールが頻繁に送られてくる場合、Copilotを使用してFAQを作成することができます。休暇申請のメールの主題や本文からキーワードを抽出し、FAQのタイトルに使用します。また、休暇申請に関するよくある質問やポリシーをFAQの内容に詳細に記載します。これにより、社員はFAQを参照することで早く正確な情報を得ることができます。
使用例2: 新入社員のオンボーディングに関するFAQの作成
新入社員が会社に入る際には、さまざまな手続きや情報が必要となります。Copilotを使用して、新入社員のオンボーディングに関するFAQを作成することができます。新入社員からのよくある質問や必要な手続きに関する情報をFAQの内容に含め、新入社員が円滑に入社手続きを進めることができるようにサポートします。
まとめ
Copilot for Microsoft 365を利用することで、メールに基づいてFAQを作成し、効率的に回答することができます。ステップごとにCopilotの設定を行い、メールのキーワードを抽出してFAQのタイトルに活用し、詳細な回答をFAQの内容として記述します。これにより、よくある質問に迅速かつ正確に回答することができます。Copilotを活用して、効率的なメールの管理とカスタマーサポートを実現しましょう。
