ドキュメントマップを使って、大規模な文書をナビゲートする
大規模な文書を読む場合、全体像を把握するのが難しいことがあります。しかし、マイクロソフトWordにはドキュメントマップという機能があり、複雑な文書をナビゲートするのに役立ちます。以下では、このドキュメントマップの使い方について解説します。
使用方法
ステップ1: ドキュメントマップを表示する
まず、マウスでワード文書の左側にある垂直スクロールバーをクリックします。次に、ドキュメントマップのボタンをクリックして表示します。
ステップ2: ナビゲーションする
表示されたドキュメントマップでは、見出しや節ごとにブックマークが付けられた一覧が表示されます。ドキュメントマップ内の項目をクリックすることで、該当の見出しや節に直接移動できます。
ステップ3: ドキュメントマップをカスタマイズする
ドキュメントマップ画面では、見出しのレベルを表示する数を変更できます。また、特定の単語を検索して、ドキュメントマップ内の項目を絞り込むこともできます。
使用例
使用例1: 長文書のナビゲーション
例えば、100ページを超える報告書を読む場合、ドキュメントマップを使用することで、目的の箇所に迅速に移動することができます。また、大まかな構成も把握できるため、論理的なつながりを理解することができます。
使用例2: 見出しの整理
複数人で協力して大きな文書を作成する場合、ドキュメントマップを使用して、セクションごとに見出しを整理し、ドラッグアンドドロップで移動できます。見出しの階層構造を明確にすることで、どのような内容が含まれるか把握しやすくなります。
まとめ
ドキュメントマップは、複雑な文書をナビゲートするために有用な機能です。大規模な文書を分かりやすく整理することで、読み手にとっても、執筆者にとっても、作業効率の向上につながります。是非使い方を覚えて、文書作成の効率化に役立ててください。
