コンタクトリストの作成
コンタクトリストは、Outlookを使って頻繁にメールを送受信する人やグループを管理するのに非常に便利です。コンタクトの作成方法を解説し、効率的に管理するためのヒントを紹介します。
使用方法
ステップ1: 新しいコンタクトを作成する
1. ホームタブの「新規項目」メニューから「連絡先」をクリックします。
2. コンタクトの詳細情報を入力します。名前・電話番号・メールアドレス・会社などの情報を入力し、「保存&閉じる」をクリックします。
ステップ2: コンタクトグループを作成する
1. 「ホーム」タブの「コンタクトグループ」をクリックします。
2. 「新しいコンタクトグループ」をクリックし、グループ名を入力します。
3. グループになるコンタクトを選択して「メンバーを追加」をクリックし、追加するコンタクトを選択します。
ステップ3: コンタクトリストをインポートする
1. 「ファイル」メニューから「開く」を選択します。
2. 「インポート/エクスポート」をクリックし、「インポート」を選択します。
3. 「別のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択し、続いてインポートするファイルを選択します。
4. インポートするファイルの形式を選択し、インポートするコンタクトを指定します。
使用例
使用例1: コンタクトグループの作成
あなたは、プロジェクトの共同作業者を管理するためにコンタクトグループを作成する必要があります。ホームタブから「コンタクトグループ」をクリックし、「新しいコンタクトグループ」を選択した後に、グループの名前とメンバーを入力します。
使用例2: コンタクトのインポート
社内のイベント参加者のメーリングリストをExcelで作成した後、Outlookに取り込む必要があります。ファイルメニューから「開く」を選択し、「インポート/エクスポート」をクリックし、「別のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択して、Excelファイルを選択します。
まとめ
Outlookでコンタクトリストを使って、頻繁にメールを送信する人やグループを効率的に管理できます。コンタクトの作成方法を覚え、重要なグループに分類することで作業効率を向上させることができます。コンタクトリストを使うことで、メールの送信先を探す手間を省き、効率的な業務を実現することができます。
